Das unkomplizierte Hinweisgebersystem
Seit dem 17.12.2021 müssen Unternehmen und Behörden auch in Deutschland ein Hinweisgebersystem eingeführt haben. Andernfalls drohen Haftungs- und Reputationsrisiken. Setzen Sie die neuen Anforderungen jetzt um: schnell, unkompliziert und rechtzeitig. Mit dem Komplettpaket von whizzla ist für alles gesorgt und Sie sind innerhalb von wenigen Stunden rundum compliant.
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Hinweisgebersysteme ermöglichen es Unternehmen und Organisationen, die neuen Compliance-Vorschriften zu erfüllen. Sie schaffen Kanäle für Dritte wie Mitarbeiter oder Lieferanten, um Compliance-relevante Missstände anonym zu melden. Dazu zählen zum Beispiel Rechtsverstöße wie Geldwäsche oder Diskriminierung. Außerdem sind Unternehmen in Zukunft zur fristgerechten Bearbeitung dieser Meldungen verpflichtet. Auch das wird durch Hinweisgebersysteme sichergestellt.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet folgende Unternehmen und Organisationen zur Einführung eines Meldesystems:
- alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten,
- Unternehmen mit mehr als 10 Mio. EUR Jahresumsatz,
- Behörden und Kommunen ab 10.000 Einwohnern,
- Unternehmen in der Finanzbranche unabhängig von der Größe,
- viele andere Organisationen wie Vereine, Kirchen, Universitäten oder öffentliche Krankenhäuser schließen sich an.
Durch die Systeme sollen Hinweisgeber geschützt werden und Meldungen erleichtert werden. Für Unternehmen ergibt sich dadurch die Chance, dass Missstände intern aufgeklärt werden können, bevor sie an die Öffentlichkeit geraten oder im Rechtsstreit ausgetragen werden.
Es ergeben sich aber auch neue Risiken. Geschäftsführer haften unter Umständen persönlich, wenn kein Meldesystem eingeführt wurde bzw. wenn Meldungen nicht fristgerecht bearbeitet werden. Außerdem dürfen Hinweisgebende sich bei Nichtbearbeitung an die Öffentlichkeit wenden. Dadurch können Reputationsschäden und enorme finanzielle Schäden entstehen.
- Ermöglichen Sie anonyme Meldungen von innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
- Stellen Sie die fristgerechte Bearbeitung durch Ihre Compliance-Abteilung sicher.
- Stärken Sie das Vertrauen in Ihre Organisation bzw. Ihr Unternehmen.
- Minimieren Sie Haftungs- und Reputationsrisiken durch die Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben.
- Positionieren Sie Ihr Unternehmen als ethischen Arbeitgeber und Geschäftspartner.
Das interne Meldeverfahren
Nach den neuen EU-Vorschriften
whizzla ist denkbar einfach und intuitiv. Das System führt den Hinweisgeber durch den gesamten Prozess und ermöglicht komplette Anonymität. Es zeigt seine Vorteile in seiner Klarheit, der leichten Bedienweise und Sicherheit. Im Gegensatz dazu gewährleisten Meldesysteme über Postweg, Telefon oder Anrufbeantworter keine Sicherheit vor Datenverlusten und keine vollständige Anonymität.
Einfache und schnelle Umsetzung
whizzla ist eine ganzheitliche Lösung. Die Software enthält alles, was Sie brauchen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Sie lässt sich auch individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zusätzlich zur Software erhalten Sie Unterstützung durch unser Informationspaket. Damit können Sie Ihrer Organisation erklären, wie whizzla funktioniert und warum Meldekanäle wichtig sind. Sie erhalten Umsetzungshinweise, standardisierte Unternehmensrichtlinien und eine Hilfestellung, um Dritte über die Lösung zu informieren. Gerne können Sie uns auch direkt anschreiben.
Der Hinweisgeberbereich
Hier können Hinweisgeber anonym eine Meldung abgeben. Dabei müssen Sie lediglich einen vordefinierten Fragebogen ausfüllen. Die Eingabefelder sind leicht verständlich, sodass keine Hürden bei der Erfassung gestellt werden. Das System kann individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden. Die Hinweisgeber können sich über die gesetzlichen Vorgaben informieren und erhalten Erläuterungen zur Sicherheit und Anonymität des Systems. Hinweisgeber erhalten eine PIN und Fallbearbeitungsnummer, mit der sie sich jederzeit in das System einloggen können, um Fragen zu beantworten oder weitere Informationen bereitzustellen.
Der Fallbearbeitungsbereich
Hier können Sie die Meldung gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten. Sie können Ihre Fristen sehen und verwalten und allen Hinweisen jederzeit anonym nachgehen. Zusätzlich können Sie die Bearbeitung in Ihrem Compliance-Team aufteilen und einschränken, um weitere Sicherheit zu schaffen. Die Software erlaubt es, jederzeit eine Übersicht über die laufenden und abgeschlossenen Hinweisverfahren zu exportieren und zu sichern. Ihr Compliance-Team kann über den Fallbearbeitungsbereich auch mit den Hinweisgeber anonym kommunizieren, um Fragen zu stellen oder weitere Informationen einzuholen.
whizzla ist per Link, Barcode oder über eine Verlinkung auf der Webseite Ihrer Organisation aufrufbar. Der Hinweisgeber wird bei der Abgabe seiner Meldung durch ein Formular und einen Fragebogen geführt, sodass alle wichtigen Information abgegeben werden. Vor Absenden des Hinweises erhält der Hinweisgeber ein individuelles Passwort. Nur damit ist der Zugang in Kombination mit der Fallnummer möglich.
Die Compliance-Abteilung bekommt eine E-Mail mit der Nachricht über den Eingang eines neuen Hinweises. Nun sollte ein Login in whizzla erfolgen, um fristgerecht eine Annahme des Hinweises zu gewährleisten. In dem übersichtlichen Dashboard sieht die Compliance-Abteilung alle Vorgänge und deren Bearbeitungsstand. Nach der Übernahme eines Hinweises wird der Hinweisgeber darüber in Kenntnis gesetzt, dass ein Compliance-Mitarbeiter mit seinem Hinweis betraut wurde.
Hinweisgeber können sich jederzeit mit der PIN und Fallnummer einloggen und den aktuellen Bearbeitungsstand sehen. Zusätzlich können sie mit der Compliance-Abteilung sicher und anonym kommunizieren. In einem Chat kann nun dem Hinweis gemeinsam nachgegangen werden und gegebenenfalls weitere Informationen eingeholt werden.
Nach erfolgreicher Bearbeitung und Klärung des Hinweises kann der Fall geschlossen werden. Dies kann durch die Compliance-Abteilung oder den Hinweisgeber erfolgen. Alle Daten eines Hinweises stehen der Compliance-Abteilung weiter zur Verfügung und werden erst nach 6 Monaten automatisch gelöscht. Der Hinweisgeber hat ebenfalls bis zur Löschung des Falls mit seinen Zugangsdaten Zugriff auf den geschlossenen Fall.
Vorteile von whizzla
whizzla ist ein Produkt der lexato GmbH und somit nicht Teil Ihrer Organisation. Dies erfüllt die gesetzlichen Vorgaben. Gleichsam lässt sich whizzla technisch nahtlos in Ihre Webseite integrieren.
whizzla ist eine plug & play Softwarelösung. Beratend stellen wir auch die Informationen kostenlos zur Verfügung, die alle Beteiligten zur Umsetzung intern und extern benötigen. Unterstützung erfolgt auch in Form von Aushängen und Trainingsmaterial für gängige Konzernsprachen - der Rollout ist einfach und schnell.
Der Schutz der Hinweisgeber steht an oberster Stelle. whizzla gewährleistet eine anonyme und sichere Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der Compliance-Abteilung.
Hinweise enthalten sensiblen Daten. whizzla arbeitet auf zertifizierten Systemen, die höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen nach deutschem Standard bieten.
Im Administrationsbereich haben Sie jederzeit eine Übersicht über alle Hinweisverfahren inkl. Verfahrensstand und können diese bei Bedarf dem Management zur Verfügung stellen.
whizzla ist sofort mit den Grundeinstellungen einsatzbereit. Sie können die Einstellungen aber auch selbst schnell und einfach anpassen. So passt sich whizzla flexibel an Ihre Organisation und Anforderungen an.
Transparenz schafft Vertrauen
whizzla verhilft zu mehr Transparenz in Ihrer Organisation. Dies bestärkt das Vertrauen der eigenen Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und aller anderen Geschäftspartner in Ihre Unternehmenskultur. Sie erhöhen die positive Wahrnehmung Ihres Unternehmens, denn nun ist klar: unfaires und gesetzeswidriges Verhalten wird vom Management sicher wahrgenommen und abgestellt.
Beispielhafte Einsatzgebiete von whizzla
Hintergrund zur EU-Richtlinie und deren Umsetzung
Bereits 2019 ist die EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft getreten und musste von allen Mitgliedsstaaten bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umgesetzt werden.
Wird diese Umsetzung verfehlt, entfaltet die Richtlinie direkt Ihre Wirkung, auch ohne nationales Gesetz. Ziel ist eine Harmonisierung der Hinweisgeberverfahren in weiten Teilen der Wirtschaft, Industrie und des öffentlichen Sektors. Die Richtlinie legt dabei Standards für den Schutz der Whistleblower fest. Nicht alle EU-Länder haben diese bereits umgesetzt. Man sollte jedoch nicht weiter warten, denn es besteht das Risiko von Strafzahlungen und Reputationsverlusten, wenn eine Organisation keinen oder nur einen unzureichenden Meldekanal eingerichtet hat.
whizzla erfüllt alle Anforderungen und kann leicht an gesetzliche Veränderungen angepasst werden. Warten Sie nicht! Werden Sie mit Ihrer Organisation schon jetzt transparent und leben sie aktiv eine gute Unternehmenskultur und Compliance.
Fragen & Antworten
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