Hinweisgebersysteme im Vergleich: Use Case Volkswagen

Viele etablierte Unternehmen haben Hinweisgebersysteme implementiert. Abhängig von der Unternehmensgröße ist das nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern gehört schlichtweg auch zum guten Ton. Im Jahr 2021 sollten Transparenz, Inklusivität und ein entschlossenes Vorgehen gegen Missstände im Unternehmen eine Selbstverständlichkeit sein. 

Der Gesetzgeber sieht das auch so und hat deshalb die sogenannte EU-Whistleblowerrichtlinie eingeführt. Ab 17.12.2021 müssen Unternehmen ab 250 Mitarbeiter Hinweisgebersysteme einführen, die Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern das anonyme Melden von Missständen ermöglichen. Missstände sind dabei als illegales oder unethisches Verhalten definiert, beispielsweise Korruption, Geldwäsche, Mobbing oder Belästigung am Arbeitsplatz.

Use Case Volkswagen

Volkswagen beschreibt die Motivation hinter ihrem Hinweisgebersystem auf der Unternehmenswebseite wie folgt:

„Korrektes und regelkonformes Verhalten hat für den Volkswagen Konzern höchste Priorität. Unser Unternehmenserfolg fußt auf Integrität und Regeltreue. Damit wir diesem Anspruch gerecht werden können, ist es wichtig, von potentiellem Fehlverhalten zu erfahren und dieses abzustellen. Das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns bietet die Möglichkeit, potentielle Regelverstöße von Mitarbeiter*innen zu melden.“

Genau darum geht es: Integrität und Regeltreue. Volkswagen hat begriffen, dass das nicht nur Schlagworte sind, sondern sie auch gelebt werden müssen. Der Konzern hat aus dem Skandal um gefälschte Abgasdaten Lehren gezogen: Die Reputationsschäden waren enorm, bei Kunden und Investoren, aber auch bei den eigenen Mitarbeitern.

Bei Volkswagen haben Hinweisgebende verschiedene Möglichkeiten, einen Missstand anonym zu melden: E-Mail, Telefon-Hotline, Post und persönlich oder über das digitale Hinweisgebersystems des Konzerns. Diese verschiedenen Wege haben Vor- und Nachteile.

Hinweisgebersysteme im Vergleich

Telefon-Hotlines haben den Vorteil, dass man direkt mit jemandem sprechen kann. Dazu werden externe Call-Center-Dienstleister hinzugezogen. Es reicht also nicht, einfach eine interne Telefonnummer zur Verfügung zu stehen, da so keine Anonymität gewährleistet wäre. Aber auch bei Call-Centern besteht noch immer das Problem, dass die Anonymität beispielsweise durch Spracherkennung nicht komplett gewährleistet ist.

Das gleiche Problem gilt bei E-Mail und Post. Bei E-Mail müsste die IP-Adresse verschleiert werden. Das erfordert technisches Know-how seitens des Hinweisgebenden. Beim Postweg müsste der Absender gefälscht werden oder die Firma stellt einen Briefkasten zu Verfügung. Aber auch hier besteht die Gefahr, dass Hinweisgebende beim Einwerfen der Nachricht gesehen werden. Außerdem besteht das Problem, dass man nicht mit dem Hinweisgebenden kommunizieren kann, beispielsweise, um Rückfragen zu klären oder über den aktuellen Stand der Ermittlung zu informieren.

Alleskönner digitales Hinweisgebersystem

Deshalb entschließen sich die meisten Konzerne für ein digitales Hinweisgebersystem – wie auch Volkswagen. Vergleicht man die verschiedenen Hinweisgebersysteme, dann bietet das digitale System im Vergleich viele Vorteile:

Zum einen ist die Anonymität komplett gewährleistet. Außerdem können Compliance-Mitarbeiter mit den Hinweisgebern einfach in Kontakt treten. Auch die Bedienung ist kinderleicht, auch ohne digitales Know-How. Schlussendlich enthalten digitale Hinweisgebersysteme auch einen separaten Fallbearbeitungsbereich, der die Arbeit der Compliance-Abteilung erleichtert. Zum Beispiel, indem Fristen eingestellt werden können.

Egal ob Großkonzerne wie Volkswagen oder kleine und mittelständische Unternehmen: Hinweisgebersysteme gehören in jede Firma. Digitale Hinweisgebersysteme sind im Vergleich der Alleskönner und sie sind bereits zum kleinen Preis erhältlich. Man sollte hier nicht an der falschen Stelle sparen.