Whistleblower Richtlinie: Die häufigsten Missstände; und wie Unternehmen Fehlmeldungen vermeiden

In einem Drittel aller deutschen Unternehmen wurden im Jahr 2020 Missstände gemeldet. In Deutschland wurden in 37 Prozent der Unternehmen Missstände gemeldet, in Großbritannien in 36 Prozent und in Frankreich und der Schweiz jeweils in 33 Prozent, so eine Untersuchung der Fachhochschule Graubünden (Whistleblower Report). Missstände sind also keine Seltenheit.

Nicht alle Meldungen sind relevant

Kein System ist perfekt, und auch nicht die Anwender. Hinweisgebersysteme werden oft zweckentfremdet und als Kummerkasten missbraucht. Statt tatsächliche Missstände zu melden – also rechtlich und ethisch falsches Verhalten – melden Angestellte und auch externe oft auch Beschwerden oder nutzen das System, um eine negative Bewertung zu hinterlassen. Dafür ist es eigentlich nicht gedacht.

In deutschen Unternehmen liegt der Anteil der relevanten und gehaltvollen Meldungen bei knapp 44 Prozent. Das heißt, weniger als die Hälfte der eingehenden Meldungen sind auch wirklich Compliance-relevant. Das ist zwar immer noch recht viel, es zeigt aber auch, dass Unternehmen die Meldungen entsprechend filtern müssen.

Am besten geht das mit einem digitalen System, in dem die Meldungen übersichtlich gelistet sind und unkompliziert zur Prüfung an die jeweiligen Bereichsexperten gelangen. Im Vergleich dazu sind die Meldungen und Prüfungen via E-Mail oder Telefon deutlich aufwändiger.

Außerdem sind Unternehmen und Behörden gut beraten, bei Einführung eines Hinweisgebersystems eine Schulung durchzuführen, um den richtigen Gebrauch des Systems sicherzustellen.

Missbräuchliche Meldungen

Hinweisgebersysteme wurden in vielen Unternehmen und Behörden erst 2020 eingeführt. Die Befürchtung, dass Meldestellen im großen Stil durch die Systeme missbraucht würden, wird von den Daten nicht bestätigt. Der Anteil der missbräuchlichen Meldungen an der Gesamtzahl der Meldungen liegt auf einem ähnlichen Niveau wie im Jahr 2019.

Außerdem liegt der Anteil missbräuchlicher Meldungen bei Unternehmen mit anonymen Hinweisgebersystemen nicht höher als bei denen ohne solche Systeme.

Zudem gehen bei Meldestellen auch Meldungen ein, die weder Compliance-relevant noch missbräuchlich sind, zum Beispiel Hinweise auf technische Probleme. Unternehmen können diese Meldungen mittels einem digitalen Hinweisgebersystem unkompliziert an die jeweilige Stelle weiterleiten, und somit einen zusätzlichen Nutzen aus dem Hinweisgebersystem ziehen.

Die häufigsten Missstände

Über die Hälfte der eingehenden Meldungen beziehen sich entweder auf den HR-Bereich, das Rechnungswesen oder die geschäftliche Integrität des Unternehmens. Siehe Grafik.

Compliance-relevante Meldungen beziehen sich am häufigsten auf Themen der geschäftlichen Integrität, vor allem bei KMU. Dazu gehören zum Beispiel Missstände wie Bestechung, Korruption, Produktsicherheit oder Kartellrechtsverstöße.

Auf Platz zwei liegen Meldungen im Personalbereich, zum Beispiel bezüglich des zwischenmenschlichen Umgangs oder der unrechtmäßigen Benachteiligung von Mitarbeitern. Vor allem Mobbing, Diskriminierung und Belästigung sind häufige Meldungen.

Außerdem gehen häufig Meldungen ein, die das Rechnungswesen, die Wirtschaftsprüfung oder die finanzielle Berichterstattung des Unternehmens betreffen. Dazu gehören zum Beispiel finanzielles Fehlverhalten wie Geldwäsche oder die Fälschung von Finanzdokumenten.